"Big Пикник Сибур". Летнее корпоративное мероприятие.

Лучшее техническое оснащение события

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

Тип мероприятия

корпоративное мероприятие

Целевая аудитория

Количество участников

2000

Дата проведения и продолжительность

14 июля 2017 года

Место проведения

Нижегородская область, База Отдыха "Эскстрим Лэнд"

Цель и задачи

1) Реализовать комплексное оснащение территории проведения необходимым набором технических средств для реализации мероприятия:
* разработать и реализовать техническое решение главной сцены на основе предложенных эскизов (подготовленных в рамках федеральной серии проектов "Сибур.Пикник»)
* установить необходимый комплект звукового, светового и мультимедиа-оборудования, выполнить технический райдер приглашенных артистов
* реализовать техническое оснащение малой сцены, установить базовый комплект звука и света в рамках заявленного бюджета, площади и количества участников
* установить импровизированные трибуны в зоне проведения спортивных состязаний

2) Организовать качественную инфраструктуру и условия пребывания участников праздника.
* обеспечить возможность заезда на территорию большегрузного транспорта (фуры с мебелью и полосой препятствий «Вызов Принят», кран-манипуляторы)
* выровнять неподготовленную площадку в месте основной сцены (перепады высот более 2-х метров, заросли травы)
* установить шатер для Лаунж-Зоны на футбольном поле рядом с площадкой проведения, укомплектовать его мебелью, а также оборудованные шатры для "звезд"
* организовать энергообеспечение всех зон проведения мероприятия

3) Осуществить декор территории и технических средств в рамках заявленной концепции:
* осуществить нестандартное оформление главной сцены в рамках общей федеральной концепции
* осуществить декор малой сцены и прочей территории

Аудитория: сотрудники различных подразделений компании «Сибур», включая представителей федерального ТОП-менеджмента и Службы Протокола.

Концепция, разработанная согласно цели и задачам

BIG ПИКНИК СИБУР - это большой летний фестиваль под открытым небом! Это бодрящий коктейль из музыки, танцев, спортивных состязаний, и, конечно, гастрономических удовольствий! В рамках заявленной концепции мы отражали яркие краски европейского дачного поселка в декоре территории и малой сцены, яркие мотивы тропической растительности в основе декора большой сцены и открытое, чистое небо надо головой в нюансах технической застройки сцены, легкости и прозрачности конструкций и открытости шатровых территорий. Примешав к этому мощный звук, световое решение как на больших открытых опен-эйр фестивалях, необычные спецэффекты, мы получили пьянящий коктейль из эмоций, драйва и позитивной энергии.

Cпособы реализации проекта

Реализация потребовала глубокого погружения всех служб компании. Важно было отладить качественную коммуникацию с заказчиком и площадкой проведения, чтобы оперативно решать поставленные задачи. Рабочая группа проекта составляла 7 человек: руководитель проекта, менеджер по тех.оснащению, менеджер по декору, шеф-декоратор, шеф-монтажник, технический директор проекта и инженер.
Выступая концентратором данных от заказчика и площадки, именно в наших руках находился центр принятия решений по нюансам застройки территории, что позволило нам оперативно корректировать планы и схемы, и быстро их согласовывать. Это большая ответственность, но только там мы могли быстро решать поставленные задачи.
Весь проект был изначально проработан и создан при помощи средств компьютерного моделирования, был перепроверен каждый миллиметр фронтального пространства сцены, чтобы реализовать возможность размещения декораций без ущерба внешней эстетике, правильному распространению звука и света.
Так как сценическая конструкция была уникальной, пришлось пересчитать все возможные нагрузки и риски прежде того, как запустить стройку. А сжатые сроки (проект корректировался постоянно из-за постепенного уменьшения бюджета, связанного с тем, что параллельно готовились мероприятия в рамках общего проекта и в других городах) заставляли инженера работать сверхурочно.
Сроки от поступления заявки до полной реализации составили менее 2-х месяцев. На всю застройку территории выделялось 72 часа. С учетом того, что накануне целый месяц без перерыва шли проливные дожди, условия выглядели действительно жесткими.

Описание как проходило само мероприятие

Проект проходил на одном дыхании. Все службы сработали четко и своевременно, сбоев в работе оборудования не было зафиксировано, что является большим успехом при реализации таких сложных проектов. Нареканий со стороны приглашенных артистов к качеству звука и света получено не было, все остались довольны. Приглашенный художник по свету смог раскрыть весь потенциал технического решения сцены, внешне картинка выглядела очень масштабно. Судя по комментариям в соц.сетях друзей участников события, во многих из них появилась реальная "зависть", что они не являются частью компании "Сибур" и не могут посещать подобные события.
Это был первый, глобальный корпоратив, проект, объединивший сразу целую группу предприятий холдинга, и он был выполнен на самом высоком уровне.

Полученные показатели эффективности

Инфраструктура:

В тесной связке с администрацией базы «Экстрим Лэнд» мы провели все подготовительные работы по подготовке инфраструктуры, а именно:
* проложили и укрепили около 500 метров ровной дороги по территории базы, в местах, где многочисленными дождями были размыты пути подъезда к основным зонам проведения мероприятий
* выровняли территорию и создали новую зону на территории базы (порядка 1500 квадратных метров)
* обеспечили завоз 4-х генераторных установок (350 кВт), с реализацией горячего резервирования в зоне Главной Сцены. Организовали полную электро-разводку во все необходимые зоны.
* подготовили почву и установили шатер в 450 кв.м. под Лаунж-зону на нежном покрытии футбольного поля
* установили 2 оборудованных гримерных шатра для "звезд" в полном соответствии с бытовым райдером (ГлюкоZа и Впечатлительные Люди)

Срок исполнения всех задач по обеспечению инфраструктуры: 48 часов.

Техническое оснащение:

* Разработали и установили уникальную Главную Сцену, выполненную в рамках предложенной концепции в условиях жестко-ограниченного бюджета и «политических нюансов», когда сделать ее масштабнее и ярче, чем в Москве было не позволено. При этом задача удивить сохранялась. В итоге, получились следующие параметры Главной сцены
* Ширина 26 метров,
* Глубина 10 метров,
* Высота 8 метров,
* 70 кВт звука,
* 96 интеллектуальных световых приборов
* 6 лестниц
* полный звуковой райдер «звезд»
* светодиодный экран 7х4 метра
* уникальная защита световых приборов от непогоды, разработанная самотоятельно при условии сделать ее абсолютно невидимой для сохранения эстетики сценического пространства
* для развеса светового оборудования были использованы одновременно 2 крана
* Компактное оснащение малой сцены, при минимальном бюджете удовлетворило задачу привлечения внимания 2000 участников в зоне интерактивных развлечений. Использование компактного линейного массива позволило покрыть достаточно равномерно огромную территорию при мощности всего в 9 кВт., что позволило сэкономить деньги клиента.

Срок реализации: 48 часов!

Декор:

* более 200 кв.м. идеально натянутых на раму баннеров
* более 70 кв.м. пластиковых элементов сцены

Срок реализации: 12 часов!

Весь объем работ выполнен за менее 72 часов, в условиях летнего активного рабочего сезона.
По результатам проекта наша компания была однозначна выбрана техническим подрядчиком будущего новогоднего мероприятия с таким же составом участников, который мы и реализовали в декабре 2017 года.

Отличительные черты мероприятия

Это был первый, уникальный в своем роде, опыт объединения сразу нескольких предприятий холдинга в рамках одного мероприятия. К проекту было очень много внимания со стороны топ-руководства компании, что налагало особую ответственность на всех участников работы (федеральное агентство, подрядчики, площадка). Практически весь проект реализовывался не местными исполнителями, поэтому степень доверия к нам, как подрядчику, была очень высока, и нам необходимо было ее оправдать.
Вариант сценического исполнения был новым для нас как для компании, и уникальным для региона в целом, так как размещение светового оборудования вне зеркала сцены на улице, всегда требует особого инженерного подхода.

Вход для жюри и экспертов