10-тилетие Прокатной Компании "АРТон-НН"

Лучшее event-marketing мероприятие
Лучшее техническое оснащение мероприятия

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

Тип мероприятия

Собственное клиентское мероприятие

Целевая аудитория

Количество участников

200 человек

Дата проведения и продолжительность

9 ноября 2017 г., 3 часа

Место проведения

Технопарк "АНКУДИНОВКА"

Цель и задачи

Первое в истории Нижнего Новгорода масштабное собственное клиентское мероприятие региональной прокатной компании с демонстрацией технических возможностей.
Цели:
1) закрепить статус самой смелой и прогрессивной прокатной компании региона,
2) повысить уровень лояльности клиентов и партнеров,
3) продемонстрировать уровень технических возможностей,
4) показать ширину направлений деятельности компании, с целью увеличения потока доп.продаж от существующих клиентов,
5) привлечь дополнительное внимание со стороны потенциального клиента,
6) провести презентацию новой крупной городской event-площадки в рамках формирующегося партнерства с ней.

Задачи:
1) обеспечить посещаемость мероприятия целевой аудиторией (действующие и потенциальные клиенты компании - event-агентства, заказчики мероприятий, организаторы частных мероприятий, организаторы концертов и фестивалей, руководители департаментов культуры городов и районов области, декораторы, свадебные фотографы, артисты, работники культуры и пр.)
2) разработать и реализовать уникальный креативный технический проект сцены
3) реализовать режиссерскую шоу-программу в рамках канонов проведения клиентских мероприятий, но с особым подходом, отражающим дух компании
4) привлечь максимальное количество партнеров из event-среды, для расширения аудитории освещения и снижения издержек на проект

Региональная прокатная компания по своим оборотам далека от крупных промышленных организаций, но потенциальная аудитория зачастую более требовательная. Это означает, что необходимо реализовать проект стоимостью свыше 1-1,5 млн. рублей на бюджет в 5 раз меньше. Весь проект реализовывался полностью самостоятельно, без привлечение профессиональных организаторов со стороны.

Концепция, разработанная согласно цели и задачам

Классические способы продвижения компании на event-мероприятиях - это техническое оснащение сцены и/или установка специализированного стенда с демонстрациями возможностей компании. В нашем случае этот вариант нам не подходил по целому ряду причин. Идейно мы хотели создать большое светское мероприятие с уклоном в тему высоких технологий и коммуникаций. Кроме того, мы изначально поставили установку не ограничивать себя рамками канонов проведения клиентских мероприятий и по-работать по-своему со сценическим контентом, как то шоу-программа и премия лояльности. Таким образом, родилась концепция ARTON SMART SHOW: технологичный event с разножанровой шоу-программой и церемонией награждения лучших клиентов и партнеров по видам нашей деятельности. Тему технологий мы решили отразить в месте проведения мероприятия, концепции оформления сцены, логистики площадки и фоновых активностях. Тему шоу - в разножанровом концерте, где должны были объединиться самые вкусные на наш взгляд жанры и артисты, которые отражают наш вкус, то, от чего мы сами получаем удовольствие. Тему ARTON - в церемонии поощрения наших клиентов и партнеров, критериями оценки которых выступали наши личные пристрастия и субъективные ощущения от работы, наложенные на стратегические задачи развития эффективности клиентской базы и представления себя нашим будущим клиентам.

Cпособы реализации проекта

Местом проведения мероприятия был выбран Технопарк "Анкудиновка". Абсолютно новое здание, возведенное в качестве нижегородского "СКОЛКОВО" для размещения на своей базе технологичных и инновационных компаний. Технопарк обладает большим конференц-залом на 600 посадочных мест, который не рассматривался изначально как event-площадка, так как вся структура муниципальная и имеет свои задачи и установки. Тем не менее, мы смогли убедить руководство площадки предоставить нам ее на особых условиях под обещание провести соответствующий PR в среде организаторов событий, с целю популяризации данной площадки в качестве event-пространства. Для нас этот зал был интересен тем, что это уникальная для города однообъемная площадка, позволяющая развернуть нам весь технический потенциал, организовать необходимую логистику, и провести мероприятие в уникальном, необычном, неожиданном месте. Кроме того, эта площадка была нам интересна как потенциальный партнер для кросс-маркетинговых коммуникаций, источник прямых заказов на будущее.

Главной технической "фишкой" сценического оформления стала гигантская фермовая конструкция в форме усов, размером 15х5 метров. Огромные светящиеся усы - самая сложная техническая конструкция в истории компании, с точки зрения расчетов нагрузок, способов монтажа, оснащения световыми приборами. В основу легли радиальные фермовые круги диаметром 2,4 и 6 метров, из элементов которых "усы" и были собраны. Световое наполнение конструкции содержало 42 световых прибора трех типов, что позволяло создать разнообразное изменение контрового света под нужды шоу-программы. Местный конференционный подиум был достроен и усилен. Для создания единого равномерного пространства сцены было использовано 2 типа подиумов, соединенных между собой. Таким образом, общая площадь сцены была увеличена вдвое. Довольно большой зал требовал большой плотности светового потока. Было размещено 2 подвеса по 18 метров ферм с комплектом заливочного и рисующего освещения.
Как такового функционала конструкция в форме усов изначально не несла, мы просто очередной раз показывали, что способны довести нашу инженерию с фермовыми конструкциями до некоего абсурда. Что мы готовы на любые эксперименты и для нас нет ничего невозможного в плане использования простых вещей для создания чего-то сложного и необычного. Тем не менее, мы добились ощущения гигантской сцены, а основной, центральный изгиб оформил экран и дал возможность расставить правильные акценты светом для зонирования пространства. Кроме этого, известные классические усы на палочке для фото - это всегда иллюстрация хорошего настроения и легкого веселья, именно того состояния, в который мы хотели погрузить гостей на нашем мероприятии.
Разработка конструкции заняла 1 месяц, монтаж 48 часов. Использовались инструменты компьютерного моделирования, инженеры долго искали оптимальное решение-способ подвеса в соотношении визуальная эстетика - безопасность. Нам пришлось усилить "усы" поперечной балкой и осуществить подвес на выносных фермах с 5-тью токами подвеса. Нам удалось сохранить форму и добиться стабильности конструкции при подъеме.
Звук на мероприятии предоставил наш концертный партнер, 35 кВт одного из лучших брендов Мира - Mayer Sound Mica, плюс сборный райдер коллективов.
На местный экран 5х3 м. была выполнена проекция с двух топовых проекторов от Panasonic, общей мощностью 40 000 алмн, предоставленные нашими партнерами из компании Dream Laser.
Еще один партнер, кого мы привлекли к тех.проекту предоставил комплект CO2-фонтанов.
2 этажа welcome-зоны (Зона регистрации и гардероба) были оснащены отдельными точками звука, световым комплектом и интерактивными указателями.
Еще одной технической фишкой проекта стала фото-зона, выполненная в форме железного трона из фермовых конструкций, лаерных элементов с подсветкой. Мы всегда умели собирать из ферм необычные арт-объекты, и в этот раз не смогли отказать себе в этом удовольствии.

Для реализации проекта мы привлекли более 10-ти партнеров, которые помогли нам с реализацией проекта и концепции. Кейтеринг, мультимедиа, смарт-развлечения, персонал, артисты, музыканты, танцевальные школы. Все это позволило сократить издержки, получить дополнительный PR-мероприятия по партнерским каналам. Информационную поддержку оказали портал eventnn.ru, geometria.ru и модное популярное издание Собака.ру. Мероприятие было закрытого формата, осуществлялась адресная рассылка приглашений только по определенному пулу людей и компаний. Мы специально не стали делать событие с общим входом, чтобы сохранить у гостей ощущение избранности, эксклюзивности. Желающих было действительно больше, чем мест в зале, и мы осуществляли фильтрацию посетителей посредством предварительной регистрации.
За 6 месяцев до события мы начали рестайлинг фирменного стиля компании и создание аудио-визуального контента в соответствии с ним. Дизайном обновленного лого занимался один из лучших дизайнеров города, который осуществляет работы например для такой компании как MILO GROUP. Новый стиль делался в концепции SMART, и был презентован на мероприятии.
Был произведен монтаж 4-х роликов "о компании", разбитых на тематические блоки по видам деятельности компании. Само мероприятие снималось с 7 камер. Партнерам был предоставлен качественный пост-продакшн участия в мероприятии.
Ведение мероприятия было доверено 4-м ведущим, 3 из которых представляли TOP-10, и исполняли дополнительный канал освещения проекта. Все они без исключения были подключены к работе над сценарием шоу, что позволило добиться легкости и лаконичности ведения мероприятия.
Шоу-программа компоновалась исходя из нашего собственного желания видеть качественный контент на собственных проектах, именно поэтому состав получился крайне разнообразным. При этом многожанровость была необходима для отражения разнообразия наших возможностей и направлений видов деятельности. Так, на welcome гостей встречал вкуснейший микс из двух шикарных джазовых коллективов, Анны Лукшиной (квартет Swing Out) и Алексей Молев (квартет Alex Band). Они сменяли друг друга, импровизировали вместе на сцене, создавая волшебную, летучую атмосферу дороговизны и эстетики.
Гости, попадая на площадку, ориентировались не только по указаниям хостесс, но и по интерактивым указателям (плазменные панели по пути следования со специальным контентом, направляющим гостей). Это решение позволило нам сэкономить на печати, подчеркнуть smart-концепцию и предоставить дополнительное пространство для рекламы партнеров.
Простоту и ненавязчивость, присущую персоналу тех.компании, мы подчеркнули особенным пивным баром с крафтовым пивом от партнера-пивоварни. Из технологичных развлечений были установлены смарт-панели и интерактивная граффити-стена. В качестве фото-зоны выступил созданный из фермовых конструкций и лаерных элементов "железный трон" с подсветкой.
Программа мероприятия имела блочную структуру по схеме - шоу-номер, видео ролик о компании по направлению деятельности, вручение наград клиентам и партнерам. Первый блок - история компании, мощный танцевальный номер от молодого начинающего танцевального коллектива с стиле хип-хоп (намеренно выбирали неизвестную студию, чтобы отразить возможности превращения светом и звуком даже самого начинающего коллектива в полноценного артиста). Был показан ролик о компании и вручены награды самым "старым" клиентам и партнерам компании. Награда была произведена самостоятельно из пластика с лазерной резкой, и каждая тема имела собственную форму (песочные часы, бабочка, рокерская "коза", банковский символ рубля). Также были сделаны индивидуальные награды, персонального дизайна для некоторых из номинантов. Так, нашему полиграфическому и производственному партнеру (компания которого в тайне от него исполняла для нас производства статуэток) мы подарили награду в виде буквы Ш на постаменте (по фамилии - Андрей Школа). Было видно, что коллегам и партнерам было крайне неожиданно и приятно получить спец.награду.
Второй блок был посвящен теме свадеб, световым оформлением которых мы занимаемся. Шоу-номером мы поставили летучее шоу-ветра, которое в обрамлении нашего света выглядело фантастически изящным. Мы вручили статуэтки "бабочки", показали видео-портфолио на тему свадеб. Вел блок известный свадебный организатор, многократный победитель различных наград федерального уровня за организацию свадеб - Алексей Серебряков.
Блок о наших достижениях в техническом обеспечении мероприятий для бизнес-среды провел еще один топ-10 ведущий - Рустам Садеков. Тему мы подчеркнули арт-номером от Анны Лукшиной, которая приготовила эксклюзивный номер с "лупером", создавая голосом музыку и поздравляя нас с Днем Рождения. Ей подпевали ведущие, учредитель компании и вся группа Swing Out.
Блок, посвященный концертной деятельности, получился одним из самых мощных. AC/DC в исполнении группы Джонни Депп, со вспышками СО2 и мощным светом. Настоящий, старый добрый рок-н-ролл. На сцене для получения статуэток в форме "козы" вышли представители рок-клуба "Ночные Волки", организаторы концертных мероприятий и городских концертов.
Специальный блок посвященный персоналу мы начали с шуточного отключения света, звука, помехами на экране. Все это под аккомпанемент постановочного comedy-диалога ведущих Романа Беагона и Алексея Серебрякова. Внезапно все заработало, и мы представили весь персонал компании, что из года в год усердно трудится на благо наших клиентов. Многие с удивлением узнали, что наш коллектив очень разногранный и многочисленный. Завершал мероприятие концерт группы Джонни Деп.

Описание как проходило само мероприятие

Само мероприятие получилось очень дружественным и непосредственным. Интерес был действительно высоким, пришли практически все, кого мы приглашали персонально. Разнообразие жанров на одной сцене (джаз, классика, рок-н-ролл, хип-хоп) не выглядело эклектично, а ощущалось очень живо и комфортно. Количество приятных слов со сцены немного затянуло программу, но наши потенциальные приглашенные клиенты услышали огромное количество рекомендаций от уважаемых людей из различных сфер деятельности, как от организаторов событий, так и от прямых заказчиков и партнеров мероприятия. Наличие комфортной welcome-lounge зоны позволило каждому кто хотел поговорить с коллегами по цеху расслабится и пообщаться. Концепция SMART-SHOW была услышана и мы получили много приятных отзывов о мероприятии от гостей.

Полученные показатели эффективности

Мы считаем, что в большей степени достигли поставленных целей. Мы стали первой прокатной компанией в регионе, которая провела грандиозное по местным меркам клиентское мероприятие. Мы показали наш высокий уровень подхода к реализации проектов и исключительную вовлеченность в детали проекта.
Мы действительно повысили лояльность, что проявилось в подтверждении заказов, над которыми мы работали, в получении новых запросов от ключевых клиентов уже на следующий год.
Мы подписали целый ряд соглашений с площадкой проведения о сотрудничестве. Мы получили заказ на инсталляцию оборудования в этом зале и целый ряд рекомендаций по мероприятиям на следующий год.
Мы без сомнения продемонстрировали наш высокий технический уровень, так как именно к нам сейчас поступают запросы на изготовление глобальных декораций от людей, кто ранее этого никогда не делал.
Мы получили публикации в соц.сетях многих известных персон среды с многотысячной аудиторией подписчиков, в печатной и интернет версии Собака.ру, на портале Eventnn.ru, на Geometria.ru. Мы не коммуникативное агентство и не имеем инструментов математического анализа маркетинговой эффективности, тем не менее, как специалисты по продажам ощутили заметный рост интереса к нам, как к потенциальному партнеру в работе на будущими проектами от новых клиентов.
Если говорить о задачах, мероприятие стоимостью 1,5 млн. рублей нам удалось провести с затратами ниже 300 тыс.р., включая затраты на ребрендинг и подготовку видео-контента.

Отличительные черты мероприятия

Организатор мероприятия и исполнитель - Прокатная компания, простой технический подрядчик, который доказал своим заказчикам-организаторам, что он действительно понимает в организации крупных, ответственных, имиджевых мероприятий и может давать рекомендации и предложения, вовлекаться в работу над их проектами максимально глубоко. Второй момент - необычность. Необычным было все, от того факта, что прокатчик взялся делать event, до необычного места проведения и подбора партнеров и артистов. Разнообразие жанров и стилей, уникальность технического решения - все это делает проект особенным. При всем этом, мы не стали превращать это в светское пафосное событие. Это была дружеская вечеринка, комфортная и приятная во всех отношениях.

Дополнительная информация

Проект готовился в условиях плотной работы прокатной компании (40 мероприятий в месяц), силами руководителя и отдела продаж. Организацией занималось 6 человек, на проекте было задействовано порядка 50 человек персонала, включая артистов, официантов, хостесс и пр.

Вход для жюри и экспертов