AGC Movie Awards

Лучшее event-marketing мероприятие

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

Тип мероприятия

Ежегодная встреча партнеров AGC, посвященная 10-летию дистрибутерской сети компании

Целевая аудитория

Количество участников

150 человек

Дата проведения и продолжительность

7-9 сентября 2016 года, основной день мероприятия - 8 сентября, 7 и 9 сентября - трансферы гостей

Место проведения

г. Сочи, отель Русские сезоны

Цель и задачи

Аудитория - партнеры AGC, реализующие продукцию компании в разных городах России. Цели проекта: 1. Укрепление имиджа компании как лидера на рынке автостекла 2. Информирование партнеров о достижениях, новинках и планах компании 3. Повышение лояльности к компании, укрепление личных, доверительных контактов 4. Акцентирование особого внимательного отношения компании к своим долгосрочным партнерам. Задачи: 1. Провести выездное мероприятие под ключ: от разработки концептуальной идеи до подбора подрядчиков и контроля логистики всех участников. 2.Уместить в программу одного дня деловую, развлекательную и праздничную части. 3. Создать дружескую доверительную неформальную атмосферу на мероприятии. 4. Сделать акцент на 10-летии дистрибутерской сети. 5.Вовлечь гостей в мероприятие, превратить их из пассивных зрителей в активных участников
Компания AGC любит и ценит своих долгосрочных партнеров, а потому ежегодно устраивает выездные встречи, которые использует не только как инструмент делового контакта с партнерами, но также как возможность установления личных неформальных дружеских отношений, основанных на доверии и взаимопонимании.
Поскольку данная встреча была посвящена юбилейной дате компании, необходимо было сделать ее особенной и запоминающейся, произвести wow-эффект на аудиторию, достаточно искушенную в плане такого рода мероприятий.

Концепция, разработанная согласно цели и задачам

Концептуальное решение должно было отражать сферу деятельности компании, доносить идею об общности целей и достижений, и позволять гармонично объединить под одной идеей официальную деловую часть, интерактивную развлекательную программу и праздничный юбилейный гала-ужин.
В качестве идеи праздника был выбран Кинофестиваль. В основе данного формата - фильмы, сделанные самими гостями праздника. Все сюжеты посвящены работе со стеклом – то есть продукту и сфере, которая близка и понятна всем участникам мероприятия. Как и в каждой деятельности в сфере реализации стекла есть свои «мемы», анекдоты, шутки, типажи и истории. В рамках мероприятия гостям предоставилась возможность визуализировать эти истории, создать фильмы, посвященные стеклу и всем, кто с ним работает.
Участники распределились по командам и с помощью профессиональных режиссерских групп сняли короткие фильмы в разных жанрах, которые потом были представлены во время гала-ужина.

Cпособы реализации проекта

Поскольку все участники приезжали из разных городов России, важной задачей при подготовке и проведении мероприятия было сразу же вовлечь участников в тематику, задать общий настрой, чтобы все гости чувствовали себя "на одной волне". Концепция Кинофестиваля нашла отражение во всей программе мероприятия – в деловой части, где был показан фильм о компании, в развлекательной – где участники смогли почувствовать себя актерами и режиссерами в одном лице, и в гала-ужине, который стал настоящей церемонией награждения кинофестиваля AGC.
Деловая часть проходила с утра. Конференция проходила в актовом зале отеля Русские сезоны, который построен и оборудован по формату кинотеатра. Акцент был сделан на 10-летней истории дистрибутивной сети, достижениях компании. В завершении был показан фильм.
Развлекательная часть – это непосредственно съемки фильмов. Участники с помощью жеребьевки объединились в команды. Каждая получила свой сюжет и планшет с заготовками для создания фильма, которые могли навести их на нужные мысли. Командам помогали координаторы, которые были заранее подготовлены и проинструктированы, обучены азам съемки, а потому могли направлять и корректировать работу команд. В течение всего этапа работал контрольный режиссерский пункт, в котором можно было получить консультацию профессионалов.
Отснятый материал был передан монтажной группе.
Вечером в зале ресторана состоялся гала-ужин, где были показаны готовые ролики. Каждая команда была отмечена в одной из номинаций и получила стеклянную статуэтку в память о кинофестивале AGC и этой юбилейной встрече.
Поскольку продолжительность всего мероприятия была ограничена одним днем, мы привлекли к работе большую техническую группу, благодаря чему стало возможным реализовать идею с созданием фильмов в эти сжатые сроки. За 5 часов были отсняты 10 роликов, монтаж занял не более 3 часов.

Описание как проходило само мероприятие

За месяц до мероприятия всем партнерам были разосланы тематические приглашения по e-mail.
7 сентября хостесс встречали гостей в аэропорту, организовывали трансфер в гостиницу. По прибытии в отель участники погружались в тематику мероприятия с помощью визуальных элементов: баннеров, флагов. Вместе с ключами гости получали футболку, именной бейдж с программой мероприятия на обратной стороне.
В первый вечер ведущий рассказал участникам о программе следующего дня, с помощью жеребьевки помог организоваться в команды. Программа основного дня мероприятия начиналась с официальной части в актовом зале, где руководство AGC рассказали о достижениях и планах, ответили на волнующие вопросы.
После обеда для съемок фильма ко всем командам присоединились координаторы.
Гости оживленно обсуждали сценарии, искали подходящие пейзажи, спорили по поводу ролей, прописывали диалоги и привносили в сценарий новые смыслы.
Весь процесс съемок, в свою очередь, снимала операторская группа. Из этого материала был смонтирован бекстейдж для показа на гала-ужине.
В течение всего этапа работал контрольный режиссерский пункт, в котором можно было получить консультацию профессионалов.
Отснятый материал команды передавали монтажной группе, предварительно прописав пожелания по монтажу. Но итоговые версии фильмов гости могли увидеть только на гала-ужине, что создавало определенную атмосферу интриги и предвкушения.
Вечер проходил в ресторане Дягилев, который был оформлен в стилистике мероприятия. Специально для гостей была сделана фото-зона в виде голливудской аллеи славы со звездой AGC. Получившиеся ролики произвели грандиозный эффект, а сама церемония удерживала внимание гостей в течение всего вечера. После презентации каждого ролика ведущий представлял команду, которая его создавала. Гости в свою очередь делились своими впечатлениями от процесса съемок.
Награды Кинофестиваля AGC также продолжали «тему стекла» - стеклянные сундучки внутри которых стеклянные прямоугольные статуэтки, количество которых зависело от количества человек в команде.
Завершился вечер выносом юбилейного торта, и энергичными танцами под выступление группы Трубецкой.

Полученные показатели эффективности

По итогам мероприятия было получено большое количество позитивных отзывов с благодарностями от партнеров. Один из участников, который ранее не любил участвовать в подобных встречах, изменил свое отношение. Мероприятие получило также мгновенный финансовый эффект: Один из дилеров, который стабильно заказывал небольшие партии стекла, сделал большую закупку.
Как результат, агентство получило положительную обратную связь от заказчика. Компания AGC выразила готовность пригласить агентство к совместной разработке подобной встречи в 2017 году.

Отличительные черты мероприятия

Данное мероприятие отличает мощная техническая работа большой команды, обеспечивающей съемки и монтаж роликов, благодаря чему стало возможным реализовать идею за один день: между сдачей отснятого материала и показом готовых роликов прошло всего 3 часа!

Вход для жюри и экспертов