KATE.20 / КЕЙТ.20

Лучшее частное событие (свыше 400 т.р.)

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

Тип мероприятия

Юбилей

Целевая аудитория

Закрытая аудитория: близкие люди и семья Заказчика

Количество участников

26

Дата проведения и продолжительность

05 августа 2019, 8 часов

Место проведения

Ростов-на-Дону, клуб "ПАRК КУЛЬТУРЫ"

Цель и задачи

ЦЕЛИ ПРОЕКТА
1. Разработка проекта на всех этапах и комплексная организация события под ключ, без возможности встреч с заказчиком, в тайне от героини события.
2. Событие должно отражать интересы совершенно разной по составу аудитории и быть одновременно и прогрессивной вечеринкой для молодежи и ужином для семьи, и трогательным, понятным событием для самых взрослых и самых важных гостей.
3. Событие должно быть выстроено на вкусах, интересах и личности героини вечера. При этом - мы не имеем права ни связаться с ней, ни допустить, чтобы она узнала о приготовлении к событию.
4. Высокий свадебный сезон осложняет вопросы букинга и репетиций для многих подрядчиков, время монтажей на площадке, стоимости услуг по разработке визуальной части и графики, клиент дает нам 25 дней на весь проект - проект должен быть максимально качественным и созданным в минимальные сроки.

ЗАДАЧИ ПРОЕКТА / СЕРВИС АГЕНТСТВА
1. Создание и рвизуализация креативной концепции проекта за 3 дня, реализация согласованной концепции
2. Комплексная разработка CJM события, а также продюсирование проекта на всех этапах
3. Формирование и координация команды из 20 субподрядчиков по принципу "одного окна"
4. Технические задания и продюссерский надзор на всех этапах по разработке дизайна и аудио-визуального контента к проекту, декораций, отшиву одежды, созданию WOW-факторов и моделированию нужного эффекта от события
5. Режиссура проекта: режиссерский, световой сценарий, сценарий шоу-программы на всех этапах, моделирование акцентов и WOW-факторов в проекте
6. Технические Задания и тщательный контроль за подготовкой ряда акцентов в декорациях, контенте и шоу-программе, позволяющих достичь поставленных к проекту целей
7. Подбор и кастинг дополнительный команды проекта: (фронт и инсайд) водители, хостес, официанты, бармены, охрана, а также артисты, коллаборации, digital-артисты, художники, DJ, лазерное шоу. Брифы команде по внутренним стандартам агентства и поэтапная координация работ
8. Букинг артистов, организация репетиционного процесса, логистика артистов
9. Интервьюирование и анкетирование ключевых гостей через приглашенного журналиста, скайп-сессии с гостями, пожелавшими принять участие в подготовке программы и сюрпризов
10. Сбор и анализ данных, полная персонификация сценария проекта
11. Разработка ряда уникальных активаций, отсутствующих на рынке, для реализации целей проекта
12. Задание на декорации и флористику, координация работы декораторов, производств, флористов.
13. Организация монтажных и демонтажных работ, 3D схема площадки, график монтажей, организация комплексной застройки и технического оснащения площадки, не имевшей опыта подобных проектов, а также технический надзор и контроль качества работы команды технического обеспечения проекта, администрации и технического персонала площадки в процессе застройки проекта
14. Call-сервис и Wallet-паркинг для гостей, клиентский сервис высочайшего класса, контроль кейтеринга, обслуживания и организации досуга гостей по внутренним стандартам агентства
15. Формирование кейтеринг-команды из собственной базы лучших и проверенных людей в плане сервиса. Задание кухне площадки на банкет, с учетом нашего знания о вкусах и пожеланиях клиента, для минимизации его участия в обдумывании меню и точного попадания в его вкусы с первого раза
16. Брифы и задания команде по кейтерингу и кондитерам, 3 репетиции проекта с сервисом Привлечение лучших шефов региона к меню проекта и контролю качества его приготовления
17. Технический сценарий, поиск подрядчиков, задание подрядчикам на сет-ап и сценарий лазерного шоу
18. Реализация проекта на всех этапах в кратчайшие сроки, ответственность за счастье клиента и его гостей

ЦЕЛЕВАЯ АУДИТОРИЯ
- 26 гостей, близкий круг и друзья заказчика. Родственники и друзья именинницы.
- Сложность аудитории в том, что среди небольшого кол-ва гостей есть:
5 детей (3-12 лет),
6 представителей Gen-Z и поклонников прогрессивной урбанистической культуры,
2 человек в возрасте +70 и +75 лет,
4 человек в возрасте 25-30 лет,
9 человек в возрасте 30-45 лет.

БЮДЖЕТ ПРОЕКТА
до 4.000.000 рублей

Концепция, разработанная согласно цели и задачам

КОНЦЕПЦИЯ ПРОЕКТА
- В процессе подготовки проекта, мы узнали о классическом конфликте интересов между героиней и аудиторией, а также, факт того, что девушка уже больше 5 лет живет самостоятельно, одновременно в 3 странах и имеет массу друзей по всему миру и живет яркой, увлеченной жизнью.
- Весь проект был выстроен на личных инсайтах и информации о персоне героини события, полученной через интервью и анкетирование ключевых гостей. Концепт был полон уникальных деталей, о которых, казалось бы, знала и мечтала только героиня события. Это стало базой для креатива и необычного сценария.
- Концептуально, главная идея проекта "KЕЙТ.20" - показать и раскрыть мир, глазами героини вечера - одновременно для каждого из гостей, знающих ее с разных сторон и находящихся в разных отношениях с ней.
- Сверхзадача концепции - в попытке объединить аудиторию, погрузить гостей в осознание взросления и изменение героини вечера, вспомнить все главные моменты из общего прошлого, осознать радость и результаты настоящего и вместе встретить будущее. Осознать роль и значение каждого в взрослении героини и формировании ее мира. Попытка передать ощущение этот мир и шанс найти в нем себя для каждого из гостей.
- Идея смешать актуальные трендовые идеи и увлечения, которые разделяет в своей жизни именинница и реализовать их в программе, декорациях и содержании события таким образом, чтобы это было понятно и интересно для прочей публики, а главное - все гости получали равные степени комфорта и удовольствия от предложенных активностей и шоу-программы - была продиктована концепцией и стала нашей основной задачей
- Welcome-легенда, которую поддержали все гости, через череду "случайностей и проблем" привела именинницу прямо к гостям. До последнего момента, она не узнала, что готовится большой сюрприз.

Cпособы реализации проекта

1.МНОГОЭТАПНЫЙ СБОР ВВОДНОЙ ИНФОРМАЦИИ:
В строгом секрете от именинницы, мы узнали максимум потрясных инсайтов и информации о ней от друзей и членов семьи. В общей сложности, мы провели интервью с 11 гостями.

2. ГЛУБОКАЯ ПЕРСОНИФИКАЦИЯ ПРОЕКТА:
Любые подходящая информация из хроник именинницы использовалась и была включена в проект: ее любимые коктейли, шрифты, стили музыки, арт-работы, которые она выкладывала в свой инстаграм, успехи и неудачи, личные разговоры с друзьями, родными, воспоминания дедушек и бабушек, напитки которые они пили в яркие моменты, интерьеры ресторанов, меню которых поразило ее когда-то, любимые места и занятия - все это стало отличной базой для нашего проекта и мы использовали каждую деталь в создании проекта от айдентики и меню до шуток ведущего и сценария, звучания, сюжетов WOW-активаций.

3. ДИЗАЙН-КОД ПРОСТРАНСТВА, ТРАНСЛИРУЮЩИЙ КРЕАТИВНУЮ ИДЕЮ:
Визуальная часть проекта была решена на интересах поколения GEN-Z, в строгом балансе и гармонии с классическими темами и цветовыми схемами оформления. Для этого мы привлекли к проекту актуального молодого архитектора - Эдуарда Еремчука. Он отвечал за создание стильного пространства для ужина, создание интерактивных зон и площадок, а также - за то, чтобы этот дизайн не нарушал комфорт и был понятен взрослой публике. Мы взяли классические формы и цвета и смешали их с трендовыми материалами и стилями. Этот же прием был использован в флористике и создании айдентики и контента к событию.

4. ПЛОЩАДКИ И ИННОВАЦИНОННЫЕ РЕШЕНИЯ, ТРАНСЛИРУЮЩИЕ КРЕАТИВНУЮ ИДЕЮ:
а. Барная стойка с уникальными коктейлями от лучших шеф-барменов Юга России. Барная карта, вдохновленная путешествиями героини вечера.
б. Секретная комната и VR-lounge, где гости погружались в мир и увлечения именинницы
(катались на сноубордах, путешествовали в любимые места именинницы, танцевали под ее любимые песни, оказывались в футуристичных локациях, были DJ на Ибице и так далее)
в. Art-happiening от лучших художников Юга России TOM3 и SHMEL, которые рисовали граффити-портреты именинницы прямо на событии и заполняли фоны портретов поздравлениями от гостей.
Портреты и букет цветов были подарены имениннице в конце торжественной части.
г. ФОТО И ВИДЕО ПОРТРЕТЫ В LED-ЛОКАЦИИ
С сложной угловой конструкцией 5500х3000 мм и уникальным видео-контентом.
Гости публиковали видео-портреты сразу же на событии и "взрывали" свои инстаграммы классными видео.
д. УНИКАЛЬНАЯ DJ-ЛОКАЦИЯ
и контент от топовых DJ юга России: гости и именинница создавали песни в стиле хип-хоп и поздравляли именинницу с модными эффектами в голосе. После проекта плей-лист из обработанных и сведенных песен ждал гостей в Apple Music.
е. WOW-фактор 1: ЛАЗЕРНОЕ ПРОЕКЦИОННОЕ ШОУ ОТ DREAM LASER
- C уникальным сценарием в коллаборации с одной из лучших в России команд.
- Основой сценария лазерного шоу стали яркие факты из биографии именинницы, показывающие трансформацию ее пути, и оканчивавшиеся общими пожеланиями от всех гостей, звучащими из разных точек зала в темноте, пока лазеры сошлись в точке и отрисовывали контуры стола с торжественным тортом.
ж. УНИКАЛЬНЫЙ СВЕТОВОЙ СЕТ-АП
- использование LED-ламп, которых нет в регионе, создание актуальных клубных световых схем на неподготовленной площадке, масштабное лазерное шоу, на частном событии от DreamLaser, по словам которых - на юге России до этого не случавшееся.
з. СЛОЖНАЯ КОМПЛЕКСНАЯ ЗАСТРОЙКА
проекта с массой фермовых конструкций, технического оборудования и полной трансформацией пространства зала, требующаяся для реализации креативного замысла

Описание как проходило само мероприятие

5. АКТИВАЦИИ И КОНТЕНТ, ПЕРЕДАЮЩИЕ КРЕАТИВНУЮ ИДЕЮ ПРОЕКТА
- Гости оставили свои телефоны на фото-зоне, во время сборов. Чтобы разделить вечер вместе друг с другом в максимально близком формате.
- Нестандартный формат вечера: "сюрприз", с постоянно изменяющейся программой, открывающимися все новыми локациями и потрясающая вечеринка в конце.
- Прямая трансляция на фото-зону, позволявшая гостями видеть ситуации, диалоги, развитие welcome-легенды и постепенное приближение именинницы к точке встречи в реальном времени.
- Для усиления эффекта торжественности и иронии конфликта поколений в начале ужина ведущий объявил подарок от родителей - струнный квартет, долго листающий партитуры и открывший вечер классической "Времена Года". Далее после долгой паузы и копания в нотах, коллектив снова поднес смычки к струнам и зазвучала NIRVANA SMEELS LIKE A TEEN SPIRIT - что дало всем гостям понять - вечер будет необычным
- Весь видео-контент, шоу-программа и ряд WOW-факторов развивали креативную идею проекта. Весь Customer Jerney Map, также был продуман с точки зрения трансляции этой идеи.
- Видео-открытка от друзей из 6 стран, на 4 языках, оформленная в стильной и актуальной графике.
- Видео-поздравление от любимой собаки именинницы, полное ее любимых цитат и смешных инсайтов о ней, ставшее абсолютным хитом вечера.
- WOW-фактор 2 "Семейные MEM-ы"
Специально для проекта была создана mеm-графика с образами старшего поколения семьи и ответом на вопрос, как бы они выглядели, если бы одевались там же где и именинница. Идея вызвала взрыв смеха и вспышек фото-камер. Все гости получили открытки с этими фото, чтобы посмеяться еще раз, после события.
- WOW-фактор 3 "Анимационное слайд-шоу":
Фото и видео хроники от ключевых гостей стали основой для анимированного шоу, иллюстрирующего жизнь и связь именинницы с каждым из гостей. Каждый эпизод был обрисован контурной графикой и имел ряд анимаций, развивающих забавные смыслы происходящего на фото.
- Вечеринка и световой сет-ап в стиле актуальных техно-вечеринок Берлина и Ибицы в секретном пространстве, которое открылось только в конце вечера
- WOW-фактор 4: Любимые DJ именинницы, резиденты клубов Ибицы и мира, лица которых сначала скрывала темнота, но позже был создан финальный сюрприз с объявлением тех, кто за пультом. Тусовка окончательно взорвалась и перешла к своему апогею.
- Ведущий - Андрей Негинский, TwinBrothers - идеально справился с сложной аудиторией и создал именно ту неформальную атмосферу, которая была удобна и позволительна для всех гостей. Это был уютный торжественный вечер, праздник, комфортный, полный добра и красоты и главное -закончился он отвязной сумасшедшей вечеринкой, в которой принимали участие абсолютно все гости.
- Форма сотрудников и всей команды (45 образов) была отшита и брендирована специально к этому проекту

Полученные показатели эффективности

1. Все креативные идеи агентства - сработали. И гости и именинница провели отличный вечер и были в полном восторге
2. Позитивный отзыв и благодарности от заказчика и лично от именинницы после проекта
3. 42 видео-портрета на фото-зоне / 28 гостей в зале
4. Все гости в возрасте + 30 лет приняли участие во всех VR-активностях, DJ-локациях, секретных комнатах и вечеринке.
5. 11 песен записано в локации DJ, площадка закрылась в 5 утра, проработав 8 часов, вместо 3-х
6. Все интерактивные площадки работали с 19:00 до 04:00, на 4 часа больше - гости всех возрастов не хотели уходить.
7. Контент и программа, выстроенные на персоне именинницы - стали гарантом полной вовлеченности всей аудитории в проект. Людям было интересно, весело и приятно говорить, вспомнить, видеть свою собственную историю в интересной подаче.
8. Площадка находится сразу за зданием Городской Думы. Клиент настаивал на организации фейрверка. Предложенная концепция закрывающего лазерного шоу позволила сэкономить бюджет и вызвать WOW-эффект у всей аудитории.
9. Проект был проведен в понедельник, что было удобно для всех гостей. Это позволило сэкономить не менее 20 % от общего бюджета проекта и избавиться от проблемы коротких сроков и высокого сезона.
10. Последних гостей буквально пришлось просить сесть в машину и увозить в локацию для афтер-пати, так как заведение должно было открыться уже в 11 утра, а вечеринка не торопилась заканчиваться даже в 07:30.
11. Для маленьких гостей работала отдельная локация и программа анимации, а также был организован сервис (комната матери и ребенка, няня и детский кейтеринг). Этот момент закрывал интересы всех представителей аудитории проекта.
12. Мы насчитали 20 % гостей со слезами радости в самые трогательные моменты проекта. По внутренним стандартам агентства - это наиболее эффективная оценка успешности личного торжества для частных заказчиков.

Отличительные черты мероприятия

1. Событие, выстроенное на глубоком сборе и анализе информации от ключевых гостей - сыграло на всех эмоциональных триггерах, вызвало живое и органичное вовлечение гостей, исключило принуждение и рамки досуга для каждого. Проект во всех деталях и отношениях - был уникален и создан для именно этой персоны и именно этих гостей.
2. Сочетание несочетаемых стилей в оформлении, а также методов и способов подачи контента выделяет этот проект через массу оригинальных решений, позволяющих сделать событие комфортным и ценным для всех представителей максимально смешанной аудитории.
3. Оригинальная мем-графика и аудио-визуальный контент, созданные исключительно с помощью микса актуальных тенденций поколения Z с интеграцией персон, голосов, фото и видео гостей события - вызвали восторг у каждого и стали оригинальной формой шоу, исключавшего любые шаблоны и клише.
4. Сам факт отклика почти половины гостей и их согласие дать информацию для проекта - выделяет этот проект в плане организаторской работы и создания креативной части. Мы не использовали ни стандартные, ни трендовые идеи. Мы дали гостям правду в понятной для них форме и в желаемом ими контексте.
5. Команда проекта, собранная из лучших подрядчиков и профессионалов event- индустрии, повышает качество и влияет на масштаб события.
6. Уровень организации проекта по внутренним регламентам агентства: мы сами создаем проекты от обмеров, 3D-схем площадок и графиков монтажей до контроля исполнения технических заданий всех привлеченных специалистов. Мы не работаем по принципам агентского сервиса - мы полностью продюссируем наши проекты.

Дополнительная информация

1. Этот проект взял премию и стал лучшим частным событием 2019 на Юге России по версии "Wedding Awards Юг".
2. Этот проект попал в шорт-лист премии Wedding Awards Russia 2019 в номинации "Лучшее несвадебное торжество"
3. Проект сделан командой агентства из 5 человек. Параллельно с этим проектом шла подготовка, монтажи и реализация еще одного события, ставшего финалистом премии BEMA 2020.

Отзыв заказчика

Скачать JPG » 0.17mb

Вход для жюри и экспертов