Эстафета в будущее

Лучшее Событие в сфере корпоративных коммуникаций свыше 700

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

Тип мероприятия

Фестиваль

Целевая аудитория

Сотрудники компании

Количество участников

700

Дата проведения и продолжительность

03.08.2019

Место проведения

Музей-заповедник «Щелоковский хутор»

Цель и задачи

Цель: Создать безалкогольный летний фестиваль для сотрудников и их семей продолжительностью 8 часов на открытой уличной площадке.

Задачи:
1. Подобрать площадку для мероприятия на 700 человек, предусмотреть погодные условия
2. Обеспечить возможность участия грудных детей
3. Организовать детскую локацию
4. Организовать питание для детей и взрослых
5. Продумать интерактивные локации, интересные разным кластерным группам сотрудников
6. Организовать внешний конкурс в социальных сетях для привлечения на мероприятие сторонних людей — потенциальных сотрудников из числа студентов
7. Создать площадку, комфортную для общения

Концепция, разработанная согласно цели и задачам

За основу контентной части концепции взята история развития компании-заказчика, тесно связанная с историей развития компьютерных технологий в целом. Мы представили сотрудников, как людей, которые ежедневно приближают будущее, занимаясь своей будничной работой. В качестве основного символа концепции выбрана беговая эстафета — как символ преемственности между продуктами клиента разных поколений, между сотрудникам внутри одной компании и передачи опыта от детей к родителям.

Мы связали семейные ценности с наставничеством внутри компании и гордостью за инновационные продукты компании, так получилась концепция «Эстафета в будущее».

Cпособы реализации проекта

Локацию мероприятия мы поделили на 8 точек (цифра, символичная для компании), расположенных кольцом. Каждая из точек соответствовала поколению продуктов компании и периоду в истории развития компьютерных технологий. На всех точках были расположены информационные доски с историями о продуктах или событиях в жизни компании, активности на всех точках были связаны в тем периодом, о котором они говорят.

Гости заходили на площадку, сразу попадали в информационную зону с общей картой площадки и оказывались на точке, соответствующей дате основания компании, дальше по кругу активности локаций менялись в хронологическом порядке, и в финале мероприятия шоу на сцене отражало выход самых новых продуктов и технологий.

Локации:
1. Мастер-классы по жонглированию
2. Игровые приставки и гоночная трасса
3. Тематические VR-аттракционы
4. Лекторий, соответствующий ценностям компании - экология, баланс работы и личной жизни, управление времени.
5. Гонки дронов - все желающие могли собрать дрон и запустить его сквозь кольца
6. Экостенды с возможностью интерактивного участия гостей
7. Фотозона «Селфи  будущего» - фотозона лежа, где задником становился баннер в фирменном стиле, а гостей фотографировал летающий дрон
8. Фотобудка - она была внутри забрендирована так, что гости как будто оказывались внутри системного блока
9. Детская локация с мастер-классами, научными шоу, легогородом
10. Зона настольных игр
11. Спортивная локация с баланс-бордами, теннисными столами и настольным футболом, слэклайн
12. Сцена и чилл-зона перед сценой
13. Комната матери и ребёнка
14. Фудкорт

Также в течение всего дня на площадке проходил интерактивный квест по локациям, на котором гости разгадывали тематический кроссворд.

Программа сцены
Первую половину дня программу сцены заполняли квизы и детские шоу и тематические квизы, во второй части выступила группа Maple Season.
В финале (перед дискотекой) было финальное постановочное шоу закрытие с танцорами, барабанщиками, конфетти. Это послужило символичным разделением дня на семейное и молодежное событие.

С помощью конкурса в социальных сетях мы выбрали 10 студентов, которые стали участниками мероприятия, они носили браслеты другого цвета, чтобы сотрудники видели, что это приглашенные студенты и могли подойти, познакомиться и пообщаться.

Описание как проходило само мероприятие

Гости заходят на площадку, видят карту локаций, также карта площадки была предварительно выдана каждому сотруднику в офисе. Внутри одновременно работают все локации: настольные игры, гонки дронов, трасса для гонок танков-роботов, VR-аттракционы, игровые приставки, лекторий, спортивные площадки, квизы у сцены, детские активности.

У сцены работают аниматоры, которые выдают карту интерактивного квеста, расположенного по всей площадке. На каждой локации также работают аниматоры в фирменной одежде.

На фудкорте по графику подается завтрак, обед и ужин. Для питания продуманы две зоны: одна фестивальная, с высокими коктейльными столами, другая со столами и лавочками для родителей с детьми.

Полученные показатели эффективности

Явка сотрудников составила 90 процентов, 90 процентов полученных о мероприятии отзывов были положительными. Мероприятием остались удовлетворены и сотрудники и внешние гости.

Компания заказчик продолжает работать с подрядчиком и готов рекомендовать коллегам.

Отличительные черты мероприятия

Мы выбрали площадку музея-заповедника «Щелоковский хутор» для мероприятия про развитие компьютерных технологий, сыграли на констрастах, поставив рядом со старинным домами декорации из мониторов, протянули флажную ленту внутри детской и спортивной локаций.

На мероприятии было большое количество локаций, оборудованных шатрами, в детской локации был установлен шатер с мягким полом. Во время дождя, который прошел посреди мероприятия гостям оперативно раздали плотные брендированные дождевики, гости разошлись по крытым локациям и мероприятие не остановилось ни на минуту.

На мероприятии была оборудована зона экостендов, для просвещения сотрудников по вопросам раздельного сбора мусора.