Северный ветер согревает. Торжественная церемония старта строительства Кольской ВЭС

Лучшее Официальное мероприятие

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

Тип мероприятия

Церемония закладки первого камня

Целевая аудитория

Представители региональных властей, представители партнёров, федеральные и региональные журналисты и блогеры

Количество участников

160

Дата проведения и продолжительность

19 сентября 2019 года, 11:40 – 13:40

Место проведения

Стройгородок Кольской ВЭС (90 км от Мурманска, 45км от Туманного, 45 км от Териберки)

Цель и задачи

Мероприятие высокого уровня, с целями:
- презентовать проект федеральным и региональным властям,
- повысить осведомленность общественности,
- провести нетворкинг с партнёрами,
- провести переговоры первых лиц компании, представителей власти, представителей Посольства Италии в России,
- завершить этап большой коммуникационной кампании Энел Россия в рамках проекта #GoGreen.
Задачи проекта:
- организовать мероприятие, соответствующее целям проекта, на территории строительства Кольской ВЭС
- сохранить высокий уровень, создав необходимую инфраструктуру (шатры, техническое оснащение, кейтеринг, удобства и т.д.) и наполнение (брендинг, декор, местные артисты)
- обеспечить комфорт и безопасность участников
- организовать экскурсию на территорию стройгородка для СМИ и блогеров
- создать необходимые условия для достижения всех целей проекта (церемония, презентация, пресс-брифинг, переговоры, нетворкинг)
- создать интересный контент для укрепления инфоповода
Аудитория:
• Симоне Мори, Глава дивизиона Европа и Евро-Средиземноморский регион Группы Enel
• Карло Палашано Вилламанья, Генеральный директор ПАО Энел Россия
• Андрей Чибис, Губернатор Мурманской области
• Паскуале Терраччано, Посол Италии в России
• Представители норвежского экологического объединения Bellona,
• Представители нидерландской компании Windlife (девелоперы проекта)
• Представители федеральных и региональных властей
• Представители Siemens Gamesa и Cantreva
• Представители Сбербанка
• Международные, федеральные и региональные журналисты и блогеры
Бюджет, в рамках которого проект реализовывался – 6,2 млн рублей
Какие достижения предполагало событие:
Достойно презентовать проект как первый ветропарк, начало строительства которого положено в Мурманской области, и провести все целевые активности.
Обеспечить проведение переговоров руководства компании, представителей Правительства МО и посольства Италии в России в соответствии с рекомендациями службы протокола губернатора.
Повысить осведомленность общественности через каналы СМИ и блогеров и получить освещение проекта в федеральных и региональных СМИ.
Укрепить отношения с партнёрами.

Концепция, разработанная согласно цели и задачам

В концепции «Северный ветер согревает» так и напрашивалась нестандартная геометрия, множество прямых линий и углов. Исходя из возможностей имеющегося конструктива, мы решили сделать пространство интереснее визуально. В основном зале мы разместили сцену по широкой стороне. Установили каше с экраном от стены до стены, от пола до потолка, перед которым поставили соответствующую по размерам сцену.
Белоснежную основу тента мы компилировали с голубым ковролином и синей сценой, словно вспоминая о близости океана. Буквы «КОЛЬСКАЯ ВЭС» мы также сделали в синих тонах. Темная плетеная мебель с белыми подушками напоминала о землях тундры, прикрытых первыми, ещё нестойкими снегами.
Мы добавили в программу мероприятия региональный колорит, открывая его танцем северных шаманов в сочетании с современной хореографией. А основной темой кейтеринга стали традиционные блюда северной кухни.
Само мероприятие проходило по сценарию заказчика в согласовании со службой протокола губернатора. В концептуальной части, мы занимались разработкой визуальной составляющей и креативной частью программы (ведущий, артисты, общая координация сцены и тайминга).

Cпособы реализации проекта

Мы уже проводили подобное мероприятие в Азовском районе Ростовской области.
Но конец мая на Юге, в родном регионе, и конец сентября в неведанных нам арктических землях – две совершенно разные истории.
В этот раз нашей основной задачей было создание инфраструктуры для официального мероприятия высокого уровня в почти экстремальных условиях: резкие перепады температур, средняя влажность 80–90% из-за незамерзающего залива, температура воспринимается по-другому, а скорость ветра достигает 30 м/с. Погода может кардинально поменяться в течение пары часов – от яркого солнца до снежной бури или проливного дождя. О внешней красоте приходилось думать в последнюю очередь, отдавая предпочтение безопасности и функциональности, при этом, оставаясь в рамках бюджета. Для данного мероприятия мы предложили классический двускатный шатер с усилением основания и, уже отталкиваясь от его возможностей, разрабатывали зонирование, размещение элементов отображения брендинга и декора.
Вводные нашего мероприятия не во всем соответствовали возможностям региона. Ввиду специфики климата, многие направления не востребованы, например – аренда тентовых конструкций, мебель для выездных мероприятий, ограничен выбор подрядчиков по аренде экрана и сценического оборудования. Сохранить мероприятие в том виде, в котором оно было задумано, могло только привлечение поставщиков из других регионов.
Основного подрядчика по застройке мы искали в ближайших крупных городах, но, спустя недели мониторинга, остановились на компании из Москвы. Важными условиями для заказчика и для нас, как для агентства-организатора, при выборе поставщика, было наличие всех необходимых разрешений, наличие СИЗов, понимание задач и возможных сложностей, соотношение цены и качества при учете всех вводных проекта. Это категорично сузило поток предложений, но нам удалось найти надежного партнера, который выполнил свою работу на высшем уровне.
Активную стадию подготовки мы смогли начать только за 2 недели до проекта, после всех согласований. По итогам инспекционной поездки, определились с местом застройки возле стройгородка Кольской ВЭС и составили схему площадки и план работ, который, из-за сложных погодных условий и покрытия из укатанного песка, предвещал застройку одного шатра в течение 4-5 дней.
Учитывая сжатые сроки, местные подрядчики отказались от нашего заказа по производству брендинга. Ближайшая альтернатива в СПб превышала планируемые стоимости в несколько раз и не давала возможность единой доставки, только несколькими машинами. Просчитав возможные издержки и стоимости доставок, мы приняли радикальное решение – везти часть позиций (брендинг, декорации, основание и первый камень, часть мебели, а также мелкое производство) из Ростова-на-Дону. При проведении аналитики сметы, выяснилось, что дополнительные траты по доставке из Ростова, были меньше, чем коэффициенты за срочность от местных или предложения питерских подрядчиков. И несомненным плюсом была возможность контроля качества производства, сроков доставки и установки.
Ещё одно техническое решение мы применили к основанию для закладки первого камня. В Азове вес аналогичной конструкции был около 600 кг. Очевидно, что такой вариант не годился для транспортировки. Мы придумали как оптимизировать его до 30кг! Конструктив из облегченных материалов был загрунтован, прокрашен под камень и ничем визуально не отличался от азовского.
Наступило время монтажа. Первые 3 дня была плюсовая температура, но дождь, снег и солнце постоянно сменяли друг друга. Из-за этого поверхность из укатанного песка превращалась в грязь, и площадка напоминала болото, что усложняло и без того проблемный монтаж. Этот вопрос был решен дополнительным укреплением оснований шатра и усилением бригады. Для удобства команды и гостей (в день мероприятия) установлены дополнительные дорожки.
В ночь перед мероприятием ударил мороз. Дороги к площадке превратились в каток. Мы смогли экстренно договориться о том, чтобы все подрядчики, в особенности подрядчик по трансферу, смогли оперативно поменять летнюю резину на зимнюю.
Благодаря опыту местных технических подрядчиков по электрике, шатер был заранее готов к подобной ситуации. Системы обогрева были включены за сутки до мероприятия, а все коммутации изначально устанавливались с учетом нестабильного климата.
Возвращаясь к функциональности застройки, нам удалось сделать её соответствующей всем целям мероприятия. Основной зал вместил все необходимое для проведения официальной части: презентации проекта, выступления почетных гостей, торжественной церемонии и пресс-брифинга.
Также, он включал рассадку 160-ти гостей, фуршетную линию и партнерскую зону нетворкинга. Сценическая зона была оснащена звуковым и световым оборудованием, светодиодным экраном для трансляции презентаций и видеороликов. Для удобства работы представителей СМИ и блогеров, мы организовали работу wi-fi.
Для безопасности гостей, каждое помещение было оснащено обозначенными запасными выходами. Работала дежурная скорая помощь.
Согласно протоколу, переговорная комната должна быть изолированной. Для решения этой задачи, мы отделили секцию шатра, добавили двери. В переговорной мы разместили большой стол на 10 персон, посадочные места для сотрудников службы протокола и зону с мягкими диванами.
С внешней стороны шатра были расположены большие синие буквы «КОЛЬСКАЯ ВЭС», навигационные таблички, указывающие направление в сторону туалетных кабин, оборудованных рукомойниками и зоны для курения. Прилегающая дорога была оформлена виндерами.
Гостям был предоставлен трансфер из Мурманска и парковочные места для прибывших на собственных автомобилях.
Были организованы работа фотографа, видеосъемка, в том числе с помощью дрона. Материал используется в кампаниях заказчика.
Суровый и переменчивый нрав Кольского полуострова не смог помешать мероприятию пройти по задуманному плану.

Описание как проходило само мероприятие

Для представителей СМИ и партнёров был организован комфортабельный трансфер из Мурманска. На площадке, в зоне выделенной парковки, гостей встречали хостесс и хелперы, которые помогали в навигации и размещении машин гостей, прибывших самостоятельно.
После приветственного кофе-брейка ведущий приглашал гостей занять места в большом зале и анонсировал тайминг события. Далее сотрудник компании Энел провел инструктаж по безопасности. На экране были продемонстрированы схемы эвакуации и инструкции при различных ЧП.
Номером открытия официальной части и приветствием от региона стало выступление ансамбля «Радость» со специальным номером, в котором соединились современная хореография и танцы шаманов Севера.
Во время мероприятия был показан вдохновляющий видеоролик о природе Мурманской области, где Энел Россия построит новый ветропарк. Он стал завершающим этапом кампании #GoGreen, посвященной развитию «зеленых» проектов Enel в России.
Видео было опубликовано в Интернете, на корпоративном ТВ и в СМИ.
Далее следовал блок выступлений почетных гостей. На сцену поочередно поднимались Карло Палашано Вилламанья, Глава Enel в России, Андрей Владимирович Чибис, Губернатор Мурманской области и Паскуале Терраччано, Посол Италии в России.
После выступлений состоялась Торжественная церемония закладки первого камня строительства ветропарка «Кольская ВЭС» и краткий пресс-брифинг.
В завершение официальной части мероприятия, почетные гости удалились на переговоры, а представители СМИ и блогеры на экскурсию по стройгородку.
Финалом события стал фуршет из традиционных блюд северной кухни.
Гости возвращались в Мурманск на организованном для них комфортабельном трансфере.

Полученные показатели эффективности

Количество участников – 160, 100%-я явка
Медиа-охват
Социальные сети (официальные каналы Enel Russia)
Facebook - охват выше 7500 - 14 постов, 11 историй, 1217 взаимодействий, 27 репостов
Twitter - охват 7700 - 6 твитов, 39 взаимодействий, 7 ретвитов
Instargam - охват 305 - 1 пост и 1 история
Youtube - охват 254 - 1 видео, 15 репостов
Социальные сети (официальные каналы Правительства Мурманской области)
Instargam Министерства энергетики Мурманской области - 630 взаимодействий, 150 лайков
#Блог-тур (5 федеральных и региональных блогеров)
Facebook - 100000 просмотров, 1072 взаимодействия, 59 постов
Twitter - 140 000 просмотров, 904 взаимодействия, 91 пост
Instargam - 56 000 просмотров, 455 взаимодействий, 6 постов
VK - 1 200 000 просмотров, 3000 взаимодействий, 192 поста
Youtube - 3000 просмотров, 154 взаимодействия, 4 поста
OK - 1 190 000 просмотров, 331 взаимодействие, 50 постов
Пресс-тур
Более 20 журналистов (Agenzia NOVA, Спутник (итальянская редакция), ТАСС Северо-Запад, РИА Новости Мурманск, Би-Порт, Мурманский Вестник, Кольское слово, Другие региональные СМИ)
Обзор в СМИ
Пресс-релиз
Российские федеральные (ТАСС, РИА Новости, Спутник), итальянские (Agenzia NOVA) и основные региональные СМИ приняли активное участие в церемонии закладки первого камня Кольской ВЭС
Несколько федеральных и региональных телеканалов, таких как ГТРК Мурман, ТВ-21 и Арктик-ТВ выпустили 5 телерепортажей
Выпущено более 170 статей
Интервью со спикерами
Симоне Мори, Глава дивизиона Европа и Евро-Средиземноморский регион Группы Enel, для Agenzia NOVA
Карло Палашано Вилламанья, Генеральный директор Энел Россия, для телеканалов ГТРК Мурман и TV-21
Николо Масия, руководитель проектов Enel Green Power Rus, для ИА «Спутник» (Итальянская редакция)
Интервью для Bellona о развитии Группой Enel «зеленой» энергетики в России

Отличительные черты мероприятия

• Организация официального мероприятия высокого уровня, с участием первых лиц Компании-Заказчика, региона, крупных российских и зарубежных компаний за Полярным кругом, посреди тундры, в полевых условиях.
• Эффективная проработка сложной локации – климат, несоответствие задач возможностям региона.
• 2 недели от согласования до мероприятия
• Особое внимание клиента к соблюдению всех норм безопасности стало важной точкой роста на предыдущем совместном проекте. В этот раз мы учли все недочеты и сполна оценили, как выполнение норм и внимание к деталям в вопросах сохранения жизни и здоровья помогают в форс-мажорных ситуациях. Энел – пример по-настоящему осознанного клиента. Команда Энел знает и разделяет ценности компании и транслирует их в своей работе.
• Нестандартный кейс для южного агентства.
• Значимый проект – старт строительства первого ветропарка за Полярным кругом, крупнейшего объекта «зеленой энергии».

Дополнительная информация

ПРЕСС-РЕЛИЗ
https://www.enelrussia.ru/ru/media/press/d201909-enel-russia-construction-begins-at-201-mw-kolskaya-wind-farm-largest-renewable-project-beyond-the-arctic-circle.html
ПРЕСС-РЕЛИЗ "Северный ветер согревает"
https://www.enelrussia.ru/ru/stories/warming-nothern-wind.html
Ролик #GoGreen Мурманск ( предоставлен клиентом)
https://echannel.enel.com/business/Video/gogreen-murmansk-mp4

Вход для жюри и экспертов