Ток-шоу "БОЛЬШЕ, чем event"

Лучшее Клиентское событие

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

Тип мероприятия

Клиентское мероприятие

Целевая аудитория

Количество участников

70

Дата проведения и продолжительность

20 апреля 2017 года, 3 часа

Место проведения

Крым Симферополь ресторан "Фабрикант" https://fabrikant.club/

Цель и задачи

Проект проводился для существующих и потенциальных клиентов event-агентства
Цель: привлечение новых клиентов и расширение сотрудничества с существующими.
Задачи: - поблагодарить постоянных клиентов за сотрудничество, рассказать им о новых форматах мероприятий;
- дать возможность потенциальным клиентам попробовать «на вкус» наше мероприятие в качестве участника, таким образом, показав, что мы создаем действительно творческий и качественный продукт.
- сформировать современное представление об ивенте на рынке: масштаб, режиссура, качественный видео-контент, техническое обеспечение, новые форматы, тренд вовлечения сотрудников;
- Финансовая задача – так как это внутренний проект агентства, то потратить минимальный бюджет с максимальной отдачей.
Сверхзадача: «Заразить» крымские компании желанием создавать масштабные и современные ивенты, внедрить их в HR-стратегию компании, по-хорошему «встрясти» рынок.
Аудитория: потенциальные и постоянные клиенты агентства, крупнейшие компании крымского полуострова

Концепция, разработанная согласно цели и задачам

Сфокусировавшись на образовательной задаче, мы хотели совместить качественный контент с юмором и легкой формой подачи, при этом отдав должное составляющей шоу. Для этого был выбран формат ток-шоу, которое получило название «БОЛЬШЕ, чем event». Через интервью с приглашенными гостями и управляющими Студии, продуманный видео-контент и зрелищные шоу-номера мы провели мысль о том, что создаем больше, чем просто мероприятия. Мы решаем с помощью наших событий конкретные и важные бизнес-задачи, идем «на шаг впереди» нашего рынка и воплощаем самые безумные и сложные идеи.
Такая концепция была призвана показать работу и преимущества агентства максимально ненавязчиво, тонко, разными способами, чтобы клиент не почувствовал никакого давления, но в то же время пропитался желанием сотрудничать.

Cпособы реализации проекта

Чтобы дать гостям возможность собраться, познакомиться между собой и пообщаться, была организована welcome-зона с приветственным фуршетом и интеллектуальным казино «Мастер игры» (на тот момент – абсолютно новой услугой для Крыма). Это позволило дождаться всех гостей (которые собирались достаточно долго), и в тоже время сделать пребывание уже пришедших нескучным, создать дружественную атмосферу, разогреть участников эфирами азарта и побед, дать им возможность пообщаться как с агентством, так и между собой. Ведь в зале собрались руководители HR и маркетинга крупнейших компаний полуострова, а значит они были интересны друг другу:)
Более того, победители игр получали специальную валюту, которая в дальнейшем использовалась во время розыгрыша ценных подарков от партнеров. Этот инструмент не только вовлек максимальное количество гостей в работу интерактивной зоны, но и дал лишний повод прийти на мероприятие сомневающимся.
Ток-шоу было разделено на тематические блоки, где использовались параллельно два вида инструментов:
- образовательный контент был подан в виде интересных интервью с приглашенными экспертами, что подняло статус события, дало возможность узнать о некоторых новых возможностях ивента и трендах (из уст московского режиссера многое звучало более убедительно:), а также раскрыло сильные стороны приглашенных ведущих (что тоже стало своеобразной «фишкой»). Среди гостей ведущих были также клиенты агентства, которые дали личный отзыв о работе со Студией в формате экспресс-интервью. Они дали высокую эмоциональную оценку нашей работы, очень искренне, что вызвало доверие со стороны присутствующих.
- все подводки к блокам были сделаны с помощью разных элементов шоу: музыкальные джинглы духового кавер-бенда создавали нужную атмосферу; танцевальные подводки были нестандартными, яркими, помогали переключать внимание; видео-контент тонко вплетал в происходящее не только рассказ о трендах/форматах/новинках, но и состоял из кадров проектов агентства, тем самым презентуя его. Все анимированные заставки для рубрик ток-шоу были созданы специально для этого события.
Так как эти части программы имели совершенно разные требования по оснащению площадки, мы приняли решение создать две независимые сцены, которые удобно размещались справа и слева от зрителей. Одна сцена была камерной, с приглушенным теплым светом, диваном и брендированным столом, где располагались ведущие и шло общение. Вторая – со сценическим светом, светодиодным экраном и подиумом (все это было выстроено нам отдельно), была заточена под сопровождение шоу-программы.
Пост-опрос с оценкой мероприятия дал нам еще одну точку контакта с потенциальными клиентами.

Описание как проходило само мероприятие

В течение первого часа, пока собирались гости, действовала welcome-зона с интеллектуальным казино «Мастер игры». Легкие закуски, крымское вино и звуки рояля создавали непринужденную атмосферу, удобную для общения. А игры с валютой вечера добавляли азарта и «включали» людей в некий общий процесс.
Началом программы стал пролог, который начинался со световых эффектов, затем переходил в видео-ролик и завершался танцевальной постановкой. В этом прологе каждый из руководителей компании услышал обращение к себе: ведь все мы ведем за собой людей, и не только создаем важные продукты и услуги, но и творим настоящее для своих команд, наполняем их жизни теми или иными событиями…
Далее руководители Студии познакомились с залом и представили формат ток-шоу и его ведущих. Шоу «БОЛЬШЕ, чем event» проходило по принципу передачи «Вечерний Ургант». Каждая рубрика имела характерное название и графическую заставку, после которой шло короткое тематическое видео с закадровым голосом (созданное из кадров с проектов Студии). Затем на сцене появлялся очередной гость под отбивку музыкальной группы. Ведущие задавали ему заранее продуманные вопросы, которые были призваны в интересной живой форме рассказать зрителям о тех или иных трендах и задачах в сфере организации событий. Финалом каждой рубрики был яркий танцевальный джингл, который снова переводил внимание на вторую сцену, после чего запускалась следующая заставка. В ходе рубрик ведущие также знакомились с залом, спикеры отвечали на вопросы гостей, проводились интерактивы и розыгрыши подарков.
Первыми гостями ток-шоу были руководитель Студии с темой о задачах корпоративных событий и «индексе счастья», а также представитель площадки-партнера, вместе с шеф-поваром, неожиданно запевшим в конце. Также на этом вечере гости познакомились с московским режиссером, который рассказал о трендах в креативе и режиссуре событий; с руководителем организации «Крым-спас», поведавшем о типах и особенностях проведения спортивных мероприятий. Одна рубрика была посвящена клиентам Студии, которые в легкой беседе с ведущими рассказали о том, какие форматы мероприятий они проводят совместно со Студией, какие результаты приносят подобные события и в чем преимущества работы с агентством.
Финальным зрелищным номером программы стало эксклюзивное для Крыма танцевально-проекционное шоу – авторский проект нашей Студии. Руководители агентства завершили благодарностью партнерам, после чего бразды правления перешли к кавер-группе. Гости разошлись с чувством вдохновения и удовлетворения, а также новыми идеями о предстоящих событиях (некоторые из которых обсуждались сразу же с представителями агентства).

Полученные показатели эффективности

Клиентское мероприятие посетили представители 35 компаний (в общей сложности 70 человек). Благодаря партнерским договоренностям, его бюджет составил 70 тысяч рублей.
Клиентское мероприятие было проведено в начале сезона корпоративных событий (апрель), и до конца календарного года (за следующие 8 месяцев) было проведено 7 проектов для 3-х новых клиентов, пришедших по итогам этого вечера. Общая сумма прибыли по итогам проведенных проектов составила 685 тысяч рублей. Кроме того, многие партнеры клиентского мероприятия также получили индивидуальные заказы на свои услуги от гостей ток-шоу.
Таким образом, прибыль превысила вложения в проведение событие почти в 10 раз (ROI 878%), CAC (Cost of customer acquisition) составила 23.3 тыс рублей.
К нефинансовым результатам мероприятия можно причислить:
- разработку собственного шоу-продукта (танцевально-проекционное шоу);
- знакомство с новыми ведущими;
- укрепление отношений с существующими клиентами.
Участники позитивно оценили данное мероприятие, отметив в обратной связи как самые запоминающиеся моменты: ведущих, формат мероприятия, выступление режиссера, проекционное шоу и логические игры. Многие в личной беседе отметили, что это было лучшим маркетинговым мероприятием, на котором они побывали.

Отличительные черты мероприятия

- Формат ток-шоу, объединивший в себе образовательные и развлекательные цели (хотя в целом для Крыма даже формат клиентского мероприятия ивент-агентства – это очень новая идея);
- Нестандартный подход к презентации работы агентства с помощью видео-заставок к рубрикам ток-шоу.

Вход для жюри и экспертов