FAMILY DAY/ "ДЕНЬ СЕМЬИ"

Лучшее Событие в сфере корпоративных коммуникаций (до 700 т. р.)

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

Тип мероприятия

Командообразующее мероприятие

Целевая аудитория

Сотрудники предприятия и члены их семей

Количество участников

500 человек

Дата проведения и продолжительность

10.08.2019 г. с 10:30 до 16:30

Место проведения

г. Липецкая обл Грязинский р территория ОЭЗ ППТ "Липецк", владение 40

Цель и задачи

Организация корпоративного командообразующего мероприятия FAMILY DAY имело целью повышение лояльности членов семей сотрудников завода к предприятию.
Задачи:
- разработать креативную концепцию мероприятия с насыщенной развлекательной программой для разных целевых аудиторий (дети, молодежь, взрослые)
- увеличить сплоченность коллектива за счет активного вовлечения в развлекательную программу
- усилить приверженности сотрудников предприятия к корпоративной культуре японского концерна
- предоставить возможность познакомиться и пообщаться сотрудникам разных подразделений в неформальной обстановке
- продемонстрировать ценность каждого сотрудника и коллектива в целом, как мощного двигателя, ведущего к процветанию предприятия

Аудитория мероприятия: сотрудники предприятия и члены их семей.
Бюджет мероприятия: 206172 (двести шесть тысяч сто семьдесят два) рубля.

Концепция, разработанная согласно цели и задачам

Следуя Омотэнаси (яп. おもてなし) - философии и практики «душевного настроя» в лучших традициях японской индустрии гостиприимства , концепция FAMILY DAY основана на повышении лояльности членов семей сотрудников к предприятию.

Это достигается, в том числе, путем организации ежегодного развлекательно-познавательного события для сотрудников, их семей и друзей, на котором:

 каждому гостю FAMILY DAY предоставляется возможность погрузиться в особый мир - мир японской точности, стабильности, высокого качества труда и пунктуальности;
 гости, пользуясь особым почетом и уважением со стороны руководящего состава предприятия, видят в новом ракурсе работу своих родных, узнают специфику японской промышленности;
 руководство завода торжественно награждает лучших сотрудников всех подразделений завода;
 в этот день проводятся беспрецедентные гостевые экскурсии по заводу, демонстрирующие четкое соблюдение норм и правил на каждой стадии производства и в организации рабочего пространства сотрудников;
 детская и взрослая аудитория FAMILY DAY вовлечена в активно-развлекательную часть события, площадки которой расположены по всей территории завода;
 проводятся познавательные конкурсы для всех сегментов целевой аудитории;
 по итогам мероприятия вручаются призы и подарки с корпоративной символикой самым активным участникам FAMILY DAY;
 царит атмосфера японского «экстраординарного» сервиса.

Cпособы реализации проекта

Тематическое мероприятие FAMILY DAY проходило на территории японского завода по производству шин, находящего за пределами городской черты в Особой Экономической зоне «Липецк». Для всех гостей был организован групповой трансфер из центра города Липецка до ОЭЗ ППТ «Липецк». Детская развлекательная часть FAMILY DAY прошла на открытой площадке перед главным зданием предприятия и в малом конференц-зале административного здания завода.
Была проведена ознакомительная экскурсия в святая святых японского предприятия, в цеха по производству шин, для всех желающих гостей мероприятия.
Торжественно-развлекательная часть мероприятия для взрослых была проведена в большом конференц-зале административного здания завода.


Механика, технологии, инструментарий:
1) Разработка концепции мероприятия, выбор формы и места проведения
2) Разработка презентации и предварительной сметы для Заказчика
3) Согласование сметы с Заказчиком, внесение коррективов по пожеланиям Заказчика
4) Взаимодействие с подрядчиками, площадкой проведения мероприятия
5) Разработка деловой и развлекательной программы в цифровом и бумажном варианте
6) Разработка схемы размещения активностей программы на площадке проведения
7) Заключение договора с Заказчиком
8) Получение предоплаты от Заказчика
9) Заключение договоров с подрядчиками
10) Привлечение состава хэлперов к участию в мероприятии
11) Написание сценария мероприятия для ведущего
12) Внесение предоплаты по договорам Подрядчиков
13) Составление плана мероприятия с каждым подрядчиком
14) Согласование въездных/выездных документов с Особой Экономической зоной
15) Оформление всей необходимой документации для пропускной системы заводы на всех подрядчиков мероприятия
16) Подготовка и проверка актуализированного списка инвентаря, графика приезда подрядчиков, соблюдения правил поведения на площадке проведения мероприятия исходя из ее технологических особенностей
17) Организация и координация трансфера всех хэлперов Воронеж - ОЭЗ Липецк -Воронеж
18) Координация в день реализации проекта на всех локациях площадки
19) Внесение доплаты по договорам подрядчиков
20) Подготовка и передача отчетной документации для Заказчика и подрядчиков
21) Получение доплаты от Заказчика
22) Подведение количественных и качественных итогов проведения мероприятия

Каналы коммуникации:
1) Разработка медиа-плана
2) Репортажная видеосъёмка в день проведения мероприятия
3) Репортажный фотоотчет

Инновационные решения:
1) Организация семейного праздника на территории закрытого производства
2) Впервые в истории завода организация доступа в производственные цеха, проведение ознакомительной экскурсии для всех желающих гостей
3) Впервые представители руководства завода из Японии участвовали во взрослой творческой части мероприятия

Описание как проходило само мероприятие

Программа мероприятия FAMILY DAY/ "ДЕНЬ СЕМЬИ"
10 августа 2019 г.

Официальная и развлекательная часть мероприятия для взрослых началась в 10:30-11:00 со сбора гостей, хэлперы раздавали взрослым флайеры с анонсом мероприятия на КПП, приветствовали детей и дарили брендированные шары. Всех гостей приглашали в фотозону для фотографирования и общения с репортером.
Детская внешняя зона анимации перед главным зданием приветствует юных гостей шоу мыльных пузырей.
Ведущий приветствует гостей и приглашает взрослых в большой конференц-зал, фуршетная линия в конференц-зале работает в течение всего мероприятия.
В 11:00 Открытие, ведущий анонсирует программу для детей и взрослых, освещает организационные моменты, объявляется фотоконкурс с таймингом до 13:30.
В 11:20 Выступление Генерального Директора предприятия, после которого происходит награждение лучших сотрудников грамотами и памятными брендированными подарками. Сотрудник завода провел всем гостям инструктаж по технике безопасности .
В 12:00 Ведущий объявил начало развлекательной программы, рассказал о подарках и приятных сюрпризах в завершении мероприятия, напомнил о фотоконкурсе. Взрослые гости были поделены на команды. Ведущий пояснил деление на экскурсионные группы по флайерам.
Старт 1й экскурсионной группы объявлен в 12:30. Сбор каждой группы координировал модератор зоны. Затем ведущий объявлял набор групп на экскурсионную программу каждые полчаса.
С 12:30 до 14:10 была проведена развлекательная программа с конкурсами и призами. Участвовали все взрослые желающие.
1й конкурс – «Самый сильный в Йокохама!».
2й конкурс – «Я-художник».
3й конкурс – «Собери слово».
4й конкурс – викторина из 15 вопросов о знании истории и культуры на предприятии.
В 14:10 - 14:40 Ведущий подвел итоги фотоконкурса в социальных сетях. Победители фотоконкурса были награждены памятными подарками.
В 15:10 Дети в сопровождении аниматоров и модераторов детской зоны пришли в большой конференц-зал. Ведущий объявил о выступлении анимационного шоу (бумажное шоу).
В 15:20 Состоялось общее фотографирование в конференц-зале всех гостей мероприятия.
С 15:30 до 16:30 Продолжение экскурсий для всех желающих (каждые 10 минут запуск, продолжительность экскурсии 20 минут).
В 16:30 Благодарность в посещении завода от руководящего состава завода всем присутствующим. Прощание с гостями мероприятия.
16:40 Отъезд гостей


Детские зоны активностей начали свою работу с 10:00. Аниматоры встречали гостей, приветствовали детей, раздавали брендированные шары, участвовали в фотосессии в фотозоне. Дети в непринужденной обстановке знакомились с аниматорами.
Детская внешняя зона анимации перед главным зданием приветствует юных гостей шоу мыльных пузырей в 11:05.
Детей делят по группам по возрасту и интересам: маленькие дети (2-5 лет); старшие дети (6-14)
С 11:50 детское мероприятие продолжается в малом конференц-зале. Фуршетная линия работает в течение всего мероприятия.
В 12:00 дети участвуют в твистинге и в шоу-программе "3 кота"
С 12:50 до 14:00 Шоу-программа "Микс".
В течение мероприятия те дети, которые хотели посетить экскурсию по заводу, выходили из зала, встречались родителями и всей семьей посещали завод. Модераторы детской зоны координировали процесс передвижения детей.
С 14:00-14:25 все дети участвовали в мастер-классе "Твистинг по изготовлению памятных призов".
С 14:30 - 15:00 дети участвовали в дискотеке.
В 15:10 Дети в сопровождении аниматоров и модераторов детской зоны пришли в большой конференц-зал. Ведущий объявил о выступлении анимационного шоу (бумажное шоу).
С 15:30 до 16:30 два аниматора находились с детьми , которые не участвовали в экскурсии.
В 16:30 аниматоры и модераторы детской зоны попрощались с детьми. Отъезд гостей.

Полученные показатели эффективности

Поставленные задачи были выполнены. Мероприятие прошло активно и позитивно.
Явка сотрудников составила 99%
Вовлечённость сотрудников 90%
Вовлечённость семей сотрудников 95%
NPS 55%

Отличительные черты мероприятия

Инновационные решения:
1) Организация семейного праздника на территории закрытого предприятия
2) Впервые в истории завода организация доступа в производственные цеха, проведение ознакомительной экскурсии для всех желающих гостей
3) Впервые участие японских представителей руководства завода во взрослой творческой части мероприятия
4) Всем гостям мероприятия в обязательном порядке был проведен инструктаж по технике безопасности

Дополнительная информация

Команде Event360 удалось организовать активное, массовое, интересное событие для сотрудников предприятия, членов их семей и друзей при очень маленьком выделенном бюджете. Мероприятие достигло основной поставленной цели: лояльность родителей, жен и детей сотрудников завода повысилась в разы. По отзывам руководства завода решена так же важная задача по усилению приверженности сотрудников предприятия к корпоративной культуре компании "ЙОКОХАМА Р.П.З".

Отзыв заказчика

Скачать JPG » 0.5mb